Der Edition sind die folgenden projektspezifischen Typisierungen der Korrespondenzstücke definitorisch zugrundegelegt:

Ansichtskarte: → Postkarte, die auf der Mitteilungsseite eine bildliche Darstellung örtlicher Gegebenheiten aufweist. Dies können z. B. (touristische) Sehenswürdigkeiten (Bauwerke, Denkmäler etc.) oder Geographika wie Landschaften, Gebirge, Ortschaften etc. sein.

Auszug: abschriftliche oder gedruckte Überlieferung lediglich eines Teilstückes eines → Briefes.

Bildpostkarte: → Postkarte, die im Unterschied zur Ansichtskarte auf der Mitteilungsseite eine bildliche Darstellung aufweist, die nicht örtliche Gegebenheiten abbildet, sondern entweder Werke der bildenden Kunst reproduziert oder eigens für einen Mitteilungszweck entworfene Graphik, z. B. Feiertagsmotive (für Ostern: Hasen, Eier, Hühner, Blumen – etc.) bzw. graphisch gestaltete Glückwünsche (z. B. zu Geburtstagen) zeigt.

Billet: kleinformatige Karte, der → Visitenkarte ähnlich, jedoch ohne Aufdruck, die für kurze Mitteilungen beschrieben werden kann.

Brief [o. A.]: schriftlich (handschriftlich, maschinenschriftlich, gedruckt oder anders vervielfältigt) auf Papier festgehaltene Nachricht, die eine für den Empfänger bzw. einen Empfängerkreis gedachte Botschaft enthält, unter Angabe von Ort und Datum des Verfassens und gegliedert in Anrede, Mitteilungstext und Schlussformel. Die Mitteilung kann ausschließlich persönlich für den Empfänger bestimmt sein, muss dies aber nicht zwingend. Der Versand an den Empfänger erfolgt verdeckt (durch Faltung, im Umschlag etc.) unter möglichster Wahrung des Briefgeheimnisses vor Boten bzw. Postversand. – Die Abkürzung o. A. – ohne (nähere) Angabe bezieht sich darauf, dass nähere Angaben zum Überlieferungszustand (zunächst) nicht gemacht werden können, weil die Edition noch nicht bis zu dem betreffenden Brief fortgeschritten ist.

Brief mit Umschlag: → Brief, der mitsamt seines → Umschlages überliefert ist.

Brief ohne Umschlag: → Brief, der ohne → Umschlag überliefert ist.

Briefabschrift: → Brief, der abschriftlich (in Kopie) überliefert ist: von der Hand des Absenders, von der Hand des Empfängers sowie von anderen Händen. Die Urschrift kann entweder überliefert oder nicht überliefert sein.

Briefentwurf: Skizze zu einem → Brief. Die Ausfertigung eines Briefentwurfs kann überliefert oder nicht überliefert sein. Wenn eine Ausfertigung des Entwurfs überliefert ist, kann darauf geschlossen werden, dass der Brief postalisch gelaufen ist, mithin an seinen Empfänger zugestellt wurde. Wenn lediglich ein Entwurf überliefert ist, jedoch keine Ausfertigung, kann nicht unbedingt darauf geschlossen werden, dass dem Entwurf auch eine postalische gelaufene Ausfertigung entsprochen hat. Der Status eines solchen nicht gelaufenen Entwurfes ist in einer Korrespondenz also bloß die eines potentiellen Briefes.

Dokument: Sammelbegriff für nicht näher in spezifische Gattungen einzuordnende Schriftstücke; Hilfskategorie. Streng genommen sind sämtliche in der Edition erfassten Schriftstücke und Bilder bereits Dokumente.

Feldpostkarte: → Postkarte, die zu dem besonderen Zweck gestaltet ist, von Angehörigen des Militärs in Kriegsgebieten entweder empfangen oder abgesendet zu werden. Für den Mitteilungstext gelten besondere Zensurvorschriften, um das Abfangen von militärisch sensiblen Informationen durch den jeweiligen Gegner mindestens zu erschweren. Diese Zensurvorschriften gelten selbstverständlich auch für die übrigen Feldpoststücke, also etwa auch → Briefe, die zwar im Unterschied zur Postkarte ihren Text nicht prinzipiell offen mitteilen, aber vor Eröffnung nicht geschützt sind. Das Briefgeheimnis ist für die Feldpost nur eingeschränkt gültig, da Post jederzeit feindlich abgefangen werden kann.

Foto: Abzug eines photographischen Negativs auf photographischem Papier.

Fotosammlung: Zusammenstellung einer Serie von → Fotos nach bestimmten, im Einzelfall festzustellenden Kriterien.

Grußadresse: spezielle Form der → Widmung, zu besonderen Anlässen (runden Geburtstagen, Jubiläen etc.) von einem bzw. mehreren Absendern verfasst und graphisch aufwendig gestaltet.

Karte: auch Kartenbrief; briefliche Mitteilung in einem der → Postkarte ähnlichen Format, jedoch ohne Adressseite. Eine Karte muss für den Postweg in einem adressierten und frankierten Umschlag versendet werden.

Kondolenzkarte: → Karte, oft mit einem sog. Trauerrand versehen (umlaufender Randstreifen in Schwarzdruck), die in Reaktion auf einen Todesfall an die als Angehörige Betroffenen in einem → Umschlag versendet wird.

Konvolut: Sammlung unterschiedlicher → Dokumente.

Manuskript: Handschrift; handschriftliches Dokument, das wie ein → Brief versendet werden kann, aber nicht unbedingt eine briefliche Mitteilung zu sein braucht. Auch Aufsätze, Memoranden, Protokolle u. ä. können briefartig versendet werden.

Offener Brief: → briefförmig verfasstes Schriftstück, dass zwar an einen oder mehrere bestimmte Empfänger gerichtet ist, jedoch offen publiziert wird, z.B. durch Abdruck in Tageszeitungen. Dient der Agitation und öffentlichen Propagierung von Meinungsäußerungen.

Porträtpostkarte: → Postkarte, die auf der Mitteilungsseite mit einer Porträtabbildung versehen ist; nicht zwingend, aber regelmäßig derjenigen des Absenders.

Postkarte: auch Korrespondenzkarte, ab ca. 1870 eingeführte vorgedruckte → Karte im annähernd genormten Format (von maximal 14×9 cm) mit Adressseite (Vorderseite) und Mitteilungsseite (Rückseite), zum offenen Versand von kurzen Mitteilungen, für die das Porto eines Briefes zu teuer ist. In der Adressierung und Frankierung mit dem → Umschlag von Briefen vergleichbar, jedoch im Porto günstiger.

Reskript: amtlicher Bescheid, Verfügung, Erlass (Amtskorrespondenz)

Stammbuchblatt: Eintragung, oft mit Schmuckblattcharakter, in ein Stammbuch, einer Art Album, in das sich dazu Aufgeforderte des Stammbuchhalters eintragen können.

Telegramm: Protokoll einer telegrafisch, d.h. auf elektromechanischem Wege bzw. durch Funksignale kodiert übertragenen Nachricht, deren Dekodierung eine Ausgabe des ursprünglich kodierten Nachrichtentextes darstellt. Charakteristisch ist der syntaktisch reduzierte Telegrammstil der Nachricht, der der Bandbreite der Übertragung und den entstehenden Kosten Rechnung trägt.

Todesanzeige: gedruckte Mitteilung, oft mit Trauerrand (→ Kondolenzkarte), mit der Meldung des Todes einer Person, unterzeichnet von den Angehörigen.

Umschlag: Ohne das ursprünglich darin Beförderte (→ Brief, → Karte etc.) überlieferter Umschlag. Ein Briefumschlag (Kuvert) dient seit Rückgang der briefmäßigen Faltung großer Briefbogenformate zu Gunsten kleiner Briefbogenformate, die eines eigenen Schutzes für die Versendung bedürfen, der postmäßigen Versendung von Briefen. Zum Zwecke der Versendung ist ein Briefumschlag mindestens mit der Adresse des Empfängers versehen, in der Regel, jedoch nicht zwingend begleitet von einer durch Freimarken (Briefmarken) erzielten Frankierung (Freimachung) der Briefe, die die Abgeltung der für die Briefbeförderung durch die Post erforderlichen Gebühr (Porto) belegen. Diese Marken sind von Postbeamten mit dem Postaufgabe- und bis ca. 1909 auch mit dem Ankunftsstempel der jeweiligen Postämter versehen.

Visitenkarte: kleinformatige → Karte (ca. 85×55 mm), auf die Namen und Stand eines Besuchers gedruckt sind, eigentlich zum Zwecke der Vorlage bei Bediensteten, die den Besuch ihrer Herrschaft melden, auch als Begleitgabe bei persönlicher Vorstellung. Gelegentlich zu kurzen Mitteilungen genutzt.

Widmung: handschriftlicher Eintrag (z. B. auf dem Vorsatz eines Buches durch den Verfasser) mit dem Inhalt der Zueignung des gewidmeten Gegenstandes an einen namentlich genannten Empfänger, dadurch auch Minimalform einer brieflichen Mitteilung. Auch als Einzelblatt, z. B. in Form einer → Grußadresse.

Zirkularbrief: entweder ein → Brief, der von einem Empfänger an den nächsten in einer zuvor festgelegten Reihenfolge weitergesendet wird, oder eine Vervielfältigung eines urschriftlichen Briefes, die in identischen Exemplaren an mehrere Empfänger zur selben Zeit versendet wird.